Сначала о главном
- Utility Copilot — пилотный проект, его пробуют первые пользователи.
- Счета и фото читает ИИ OpenAI (США), данные на время пилота хранятся на сервере в Нидерландах. ИИ может ошибиться — суммы сверяйте с оригиналом.
- Все суммы и проверки считает программа по правилам, а не ИИ.
- Сервис не принимает и не хранит деньги: QR-код ведёт оплату прямо на счёт получателя.
- Резервных копий пока нет: храните оригиналы у себя.
- Администратор технически может прочитать все данные.
Что хранится
Ваше имя и email; объекты (название, адрес, площадь); счета за коммунальные услуги и их строки, лицевые счета, реквизиты из счетов; счётчики и показания; загруженные файлы и их страницы. Если вы управляете объектами для других людей — имена и контакты собственников и арендаторов, условия аренды, начисления, отметки об оплате и реквизиты получателя платежей.
Где хранится и кто видит
- На время пилота данные и файлы хранятся на сервере в Нидерландах (FirstVDS). Перед подключением клиентов сервис переедет на сервер в России.
- Объект видят его участники: владелец, редакторы и читатели, которых добавил владелец. Исходные файлы загрузки видит только тот, кто их загрузил; участники объекта видят собранные из них документы.
- Администратор сервиса видит список аккаунтов, расход ИИ, место, которое занимают файлы, и служебный журнал событий (входы, названия загруженных документов, темы пересланных писем). У него есть доступ к серверу и базе данных, так что технически он может прочитать всё.
Куда данные передаются
- OpenAI (США). Страницы загруженных счетов и фото, название и адрес объекта и номера его счётчиков отправляются на распознавание. Utility Copilot просит OpenAI не сохранять запросы; по правилам OpenAI они могут храниться до 30 дней для проверки злоупотреблений. Суммы и проверки ИИ не считает.
- Почта. Письма для входа и приглашения отправляет, а пересланные вами счета принимает наш почтовый сервер в Нидерландах.
- Оплата. Сервис не принимает деньги. QR-код в квитанции арендатору содержит реквизиты получателя и сумму; оплата проходит в банке плательщика напрямую на счёт получателя.
Сколько хранится
- Удалённые счета, документы и объекты стираются окончательно через 30 дней.
- Исходные файлы загрузок хранятся, пока существует аккаунт.
- Служебный журнал событий хранится год. Резервных копий пока нет.
- Если удалить аккаунт, вход закрывается сразу, объекты, где вы единственный участник, уходят в корзину и стираются через 30 дней. То, что вы добавили в объекты других людей, остаётся у них.
Ваши права
Вы можете исправить или удалить счета, документы и объекты, закрыть доступ участникам и удалить аккаунт в «Профиле»; удаление аккаунта означает и отзыв согласия. Внося данные арендаторов и собственников, вы подтверждаете, что они согласны на их обработку. Чтобы задать вопрос об этих данных, напишите администратору сервиса: тому, кто создал ваш аккаунт или дал ссылку для регистрации.